行政庁は、申請により求められた許認可等を拒否する処分をする場合、原則として、申請者に対し、同時に、当該処分の理由を示さなければなりません。
つまり、なぜ、申請が拒否されるのかを申請者に理由を伝える必要があります。

ただし、例外として、「許認可の要件や審査基準」が明確で、かつ、申請が、この要件や審査基準に適合しないことが明らかな場合、申請者の求めがあったときにこれを示せば足ります。
言いかえると、適合しないことが明らかなときは、求めがない場合は理由を示さなくてよいです。

そして、拒否する処分を書面で行う場合、理由の提示も書面で行わなければなりません。

（理由の提示）
第８条　行政庁は、申請により求められた許認可等を拒否する処分をする場合は、申請者に対し、同時に、当該処分の理由を示さなければならない。ただし、法令に定められた許認可等の要件又は公にされた審査基準が数量的指標その他の客観的指標により明確に定められている場合であって、当該申請がこれらに適合しないことが申請書の記載又は添付書類その他の申請の内容から明らかであるときは、申請者の求めがあったときにこれを示せば足りる。
２　前項本文に規定する処分を書面でするときは、同項の理由は、書面により示さなければならない。

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